Нужно ли вести кадровый учет и почему это так важно?

В своей жизни люди вступают между собой в огромное количество отношений – это и купля-продажа, и соседство, и брак. Перечислять можно долго. Среди этих отношений следует выделить те, которые возникают между людьми, у которых есть некоторый объем работы и людьми, готовыми ее сделать за вознаграждение. Все верно – эти отношения называются трудовыми. Есть работодатель (тот, который дает объем работы на выполнение) и есть работник (который готов выполнить этот объем работы за деньги).

Данные отношения, если их не регулировать (то есть не прописать как правильно должны себя вести работодатели в таких-то и таких-то случаях, и как правильно должны себя вести работники), то возникнет большое количество конфликтных ситуаций и спорных моментов. И все государства уже достаточно длительное время имеют соответствующие разделы законодательства, посвященные регулированию трудовых отношений. Россия (и в недалеком прошлом СССР) не является исключением. У нас главный закон, который регулирует отношения работника, работодателя и государства в этих вопросах, называется «Трудовой кодекс». После того как работник принят на работу (составлен и подписан соответствующий договор и издан внутренний приказ по организации) предприятие начинает регистрировать все события, которые порождают определенные обязательства либо со стороны работника перед предприятием, либо наоборот - обязательства работодателя перед своим сотрудником.

Например. Допустим, сотрудник захотел взять отпуск. Как быть? Понятно, что работодатель заинтересован платить только тому, кто работает. А если не работаешь (гуляешь, например, отпуск), то и платить вроде не за что. Да и, потом, если ты в отпуске, а работодатель нашел кандидата на выполнение той работы, которую ты бросил и пошел гулять, то зачем тебя ждать? Можно забыть про тебя, и нанять нового сотрудника. Работа ведь начнет двигаться… Наверное, так и развивались бы события не будь закона, который бы обязывал работодателей предоставлять своим сотрудникам отпуск длительностью 28 календарных дней один раз в год. И теперь работник может с честной совестью просить раз в год своё предприятие предоставлять ему 28 календарных дней, в течение которых он спокойно отдыхает. Предприятие же, чтобы быть уверенным, что выдало работнику дней отпуска именно 28, и именно за один год работы ведет строгий учет этой информации. Эта регистрация событий отпуска, а также прочей сопутствующей информации является частью кадрового учета. А ведь есть еще командировки, есть еще болезни сотрудников, случаются увольнения и переводы и еще много чего во взаимоотношениях, которые зовутся трудовыми. И чтобы эти отношения были правильными, чтобы все несли свою ответственность и выполняли свои обязанности, ведется строгий учет всех необходимых фактов. Этот учет и называется кадровым.

В любой компании необходимо осуществлять регулирование трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством, которое в настоящее время обязывает компании к постоянному и правильному ведению большого объема кадровой документации и локальных нормативных актов, регламентирующих работу с персоналом. Важно знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер.  

С целью снижения рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта, важно иметь не только все необходимые, но и правильно оформленные  документы для придания им юридической силы. Есть мнение среди работодателей, что функции кадровика (отдела кадров) может выполнять секретарь или бухгалтер. Да, они могут, к примеру, заполнить трудовую книжку или табель рабочего времени, но не более. Грамотно оформить весь необходимый комплект документов, соблюдая все требования Трудового кодекса РФ и других нормативных актов, в состоянии только профессиональный кадровик.

Необходимо отметить, что в июне 2006 г. в ТК РФ были внесены значительные изменения, регламентирующие новые нормы и правила оформления трудовых отношений с работниками (особенно в части заключения трудового договора), что влечет  необходимость внесения изменений в кадровую документацию. В современных условиях целесообразно иметь кадровый учет в соответствии с трудовым законодательством и предотвратить возможные обращения работников в суд по защите своих прав, а также избавить предприятие от штрафных санкций.

Итак: Зачем нужен кадровый учет в компании? 

• Во-первых, это требование Российского законодательства;
• Во-вторых, это помогает упорядочить взаимоотношения между работником и работодателем, сделать их прозрачными и понятными;
• В-третьих, правильное ведение кадровых документов позволяет избегать досадных ошибок и, как следствие, штрафов со стороны инспекции по труду и судебных издержек в случае трудовых споров или выявления фактов грубого нарушения трудового законодательства РФ.