Аутсорсинг бухгалтерского учета. Что это?
Заимствованный из английского языка термин «аутсорсинг» («outsourcing»), буквально переводится, как «сторонний источник», «внешний ресурс». Таким образом, смысл аутсорсинга сводится к привлечению специализированных сторонних ресурсов для выполнения каких-либо собственных задач, к переносу некоторых непрофильных функций на внешнюю, стороннюю организацию.
В российском законодательстве понятия аутсорсинга не существует, поэтому передачу непрофильных функций субъекта на договорной основе внешним исполнителям принято называть заимствованным словом.
Аутсорсинг на российском рынке является относительно новым видом услуг, которым поначалу пользовались лишь компании, представлявшие иностранные предприятия на территории РФ или совместные предприятия. Однако сегодня к услугам аутсорсеров по направлениям, связанными с информационными технологиями, финансового и кадрового учета, уже весьма активно прибегают представители малого и среднего бизнеса.
Организация, являющаяся заказчиком аутсорсинговых услуг, возлагая выполнение непрофильных функций, связанных с основным видом ее деятельности, как то управление персоналом, организация питания, информационная поддержка и т.п., получает возможность полностью сосредоточиться на основном бизнесе. И так как зачастую услуги аутсорсера стоят дешевле, чем содержание собственного персонала, компания-заказчик может значительно сократить свои издержки.
Какие функции могут быть переданы по договору аутсорсинга?
v администрирование информационных систем: ведение сайта компании, администрирование локальных сетей, обеспечение защиты информации, разработка каких-либо корпоративных программных продуктов, а также их внедрение и последующее обслуживание и т.п.;
v бухгалтерский и/или налоговый учет;
v составление различного вида отчетностей;
v подбор персонала;
v рекламные услуги и PR;
v аренда сотрудников;
v организация питания;
v клининговые услуги;
v обеспечение безопасности;
v транспортные перевозки и иные виды услуг.
Но далеко не каждая услуга, выполняемая внешними исполнителями, может являться аутсорсинговой. Только исполнение непрофильных задач, которые в принципе компания-заказчик может осуществлять самостоятельно, передаваемых сторонней организации на длительный срок, является аутсорсингом. То есть организация-заказчик поручает решать часть собственных задач совершенно отдельному структурному подразделению, которое юридически от нее является независимым.
Не противоречит ли применение бухгалтерского аутсорсинга нормам российского бухгалтерского законодательства?
Наряду с иностранными компаниями, вынужденными прибегать к услугам аутсорсинговых фирм, дабы лучше ориентироваться в тонкостях российского законодательства, аутсорсингом все больше пользуются и российские бизнесмены для восстановления и ведения бухгалтерского, для оптимизации налогового учета, для составления отчетности, при общении с контролирующими органами и т.д., что абсолютно не противоречит действующим нормам бухгалтерского законодательства. Федеральным законом № 129 «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 года, подпунктом «в», пункта 2, статьи 6 руководителям компаний предоставлено право на договорных началах передавать ведение бухучета централизованной бухгалтерии, бухгалтеру-специалисту, специализированной организации или иными словами на аутсорсинг.
Для организации такового процесса, как правило, в штате организации-заказчика существует работник, в обязанность которого входит ведение первичной документации, которая впоследствии передается специалисту аутсорсинговой организации. В данном случае главным критерием качественного выполнения работы (ведения бухгалтерского и налогового учета, составления и сдачи отчетности) является своевременная и планомерная передача необходимой документации.
Следует помнить, что организация, принявшая решение о передаче ведения бухгалтерского учета аутсорсеру, должна обязательно зафиксировать этот момент в приказе по учетной политике.
В соответствии с Гражданским кодексом РФ, статьей № 779, пунктом 2 при оказании услуг по ведению бухучета, составлению финансовой отчетности со сторонней организацией должен быть заключен договор возмездного оказания услуг.
Основные моменты, которые должны быть прописаны в договоре возмездного оказания услуг
Во-первых, должны быть четко установлены сроки выполнения сторонами своих обязательств.
Во-вторых, ответственность организаций должна быть строго разграничена.
Что это значит?
Одной из главных целей, преследуемых заказчиком аутсорсинговых бухгалтерских услуг, является минимизирование рисков штрафных санкций за некорректное ведение отчетности и несвоевременность ее передачи в контролирующие органы. Поэтому было бы не лишним включение в договор возмездного оказания услуг пункта о возмещении организацией-аутсорсером всех пеней и штрафов, начисленных налоговой инспекцией за несвоевременное представление отчетности, если это не произошло по вине заказчика, несвоевременно представившего первичную документацию.
Если представителю организации, оказывающей аутсорсинговые услуги, планируется передача права подписи и заверения отчетной документации, что никоим образом не противоречит существующему законодательству (ФЗ № 129, пункт 5), таковая возможность должна быть также прописана в договоре оказания услуг, а на представителя организации-аутсорсера должна быть оформлена доверенность, копию которой необходимо прикладывать каждый раз к сдаваемой отчетности.
Также в договоре оказания возмездных услуг должны быть описаны форс-мажорные обстоятельства и разграничены обязанности сторон.
Из чего складывается стоимость возмездных услуг?
Стоимость возмездных услуг по ведению бухгалтерского и/или налогового учета зависит от:
· вида деятельности организации-заказчика;
· количества хозяйственных операций, совершаемых заказчиком, то есть от объема первичной документации;
· от используемого организацией-заказчиком программного обеспечения учета данных.
В бухгалтерском аутсорсинге могут применяться стандартные тарифы обслуживания компаний, также заказчик может самостоятельно определить спектр необходимых ему услуг.
Преимущества бухгалтерского аутсорсинга
1. Применение бухгалтерского аутсорсинга позволяет сконцентрировать все силы руководства предприятия на выполнении профильных задач по основному направлению своей деятельности.
2. В аутсорсинговых организациях работают, как правило, высококвалифицированные специалисты, для которых ведение финансового учета является основным видом деятельности. Содержать в своей компании бухгалтера аналогичной квалификации под силу не каждому руководителю. Таким образом заказчик аутсорсинговых услуг экономит на оплате труда собственной бухгалтерии, при этом получая высокопрофессионального стороннего специалиста.
3. Снижается риск неправильности отражения операций в бухучете, минимизируется риск искажения отчетности.
4. Нет необходимости расходовать средства компании на оборудование рабочих мест для сотрудников бухгалтерии, на обеспечение их программными и информационными материалами.
5. Перенос ответственности за несвоевременность представление отчетности, за искажение содержащейся в ней информации на организацию, оказывающую соответствующие услуги.
Недостатки бухгалтерского аутсорсинга
Не обходится в этом деле и без недостатков. Избранная компания-аутсорсер может быть попросту непрофессиональной, об этом прежде всего может говорить сверхнизкая заявленная стоимость услуг. Однако о низкой квалификации сотрудников станет ясно буквально в первый же месяц работы. Эту особенность также следует учесть в договоре оказания возмездных услуг, прописав критерии оценки специалистов и т.п.
Может произойти утечка конфиденциальной внутренней информации предприятия, пункт об ответственности за нарушение конфиденциальности должен содержаться в договоре.
Если на аутсорсинг переходит достаточно крупная компания, может значительно снизиться оперативность в учете за счет некорректной организации документооборота, что может привести к утере первичной документации, несвоевременности в доставке и т.д. При заключении договора следует заранее утвердить график передачи документации.
Не всегда представляется возможным осуществить контроль над деятельностью специалистов, представляющих бухгалтерские услуги. Поэтому должен быть утвержден порядок предоставления заказчику отчетности о проделанной работе.
Для грамотного отражения информации в учете, представители компании аутсорсера должны четко разбираться в специфике деятельности организации-заказчика.
Могут ли затраты на оказание бухгалтерских услуг снижать сумму налога на прибыль?
Все затраты на аутсорсинговые услуги, связанные с производством и реализацией, организация-заказчик может отнести к прочим расходам (статья НК РФ № 264, п. 1, п/п. 36), если затраты будут подтверждены документально, являться экономически обоснованными, будут связанны с получением дохода (статья НК РФ № 252). Свидетельствует о данном обстоятельстве и арбитражная практика.
В соответствии с ПБУ 10/99 «Расходы организации» (утв. Приказом Минфина РФ № 33н 06.05.1999), затраты на аутсорсинговые услуги в сфере ведения бухгалтерского и налогового учета в бухгалтерском учете признаются управленческими расходами, формирующими расходы по обычным видам деятельности и принимаются к учету в сумме, установленной договором с компанией-аутсорсером, без НДС. Учитываются указанные расходы в том отчетном периоде, в котором услуги были оказаны, вне зависимости от фактической даты оплаты услуг (ПБУ 10/99, п.6, п.18).