Систематизация кадрового документооборота

Составление подробной номенклатуры дел, оформляемой по установленным правилам, представляющей собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием соответствующих сроков хранения документации, является систематизацией кадровых документов.

Синхронизировать кадровую документацию на предприятии следует для реализации более удобной и рациональной работы с кадровыми документами. Кроме того синхронизация документации позволяет в любой момент иметь актуальные данные о движении персонала.

Для реализации процесса систематизации кадрового документооборота рекомендуется вести журналы учета документов. Необходимы следующие виды журналов:

Для учета трудовых договоров. Такой журнал бывает полезным в тех организациях, где на работу принимается большое количество сотрудников, а также заключаются трудовые договора срочного характера, об окончании которых, в соответствии со статьей Трудового Кодекса № 79, работника необходимо предупреждать не позднее, чем за 3 календарных дня.

Устеников Роман

управляющий партнер

Телефон / факс: 562-47-73
Эл. почта: referent-kazan@mail.ru

Полезная информация

Отчет о проведении специальной оценки условий трудаГосударственная инспекция труда в Республике ТатарстанПлан проведения плановых проверок Государственной инспекции труда в Республике Татарстан в 2013 г.План проведения плановых проверок Государственной инспекции труда в Республике Татарстан в 2014 г.

Даты окончания срочных договоров, занесенные в соответствующий журнал, отследить намного проще. Если сотрудник об окончании срочного трудового договора не будет предупрежден своевременно, срочный характер договора утрачивается и договор переходит, в соответствии со статьей ТК № 58, в разряд заключенных на неопределенный срок.

Для учета приказов по личному составу. Такой вид журнала необходим для учета порядковых номеров приказов о кадровых перемещениях: прием, увольнение, перевод и т.п. Если в компании сотрудников, а следовательно и кадровых процедур не много, можно вести общий журнал, в противном случае целесообразно вести несколько журналов для каждой кадровой процедуры отдельно.

Для учета процедур ознакомления сотрудников с нормативными актами локального характера. Необходимость существования на предприятии такого вида журнала определяется обязанностью работодателя знакомить работников с существующими локальными нормативными актами перед подписанием трудового договора, а также при подготовке новой нормативной документации. Данная обязанность прописана в статье ТК РФ № 68.