Обязательные документы организации

Правила внутреннего трудового распорядка

Для конкретизации общих норм трудового законодательства, для урегулирования отношений между работодателем и работником на каждом конкретном предприятии, разрабатываются внутренние правила трудового распорядка (далее Правила). Данный тип документации относится к обязательным и основным локальным нормативным актам, который разрабатывается в строгом соответствии со сводами трудового законодательства, однако единой формы Правил не существует.

Разрабатываются Правила совместно с представительным органом работников компании и утверждаются руководителем, подкрепляющего законность их применения своей подписью на титульном листе бумажного варианта Правил, в правом верхнем углу. Специальных приказов на этот счет не требуется.

Для соблюдения процедуры согласования утверждаемых Правил с представительным органом работников компании следует:

Устеников Роман

управляющий партнер

Телефон / факс: 562-47-73
Эл. почта: referent-kazan@mail.ru

Полезная информация

1. Издать приказ о начале процедуры разработки Правил.
2. Установить срок, за который со стороны работников должен быть выбран представитель, зафиксировать его в приказе.
3. Установить срок разработки правил.
4. Приказ должен быть подписан всеми должностными лицами, участвующими в разработке Правил.

Содержание Правил определяется руководством предприятия самостоятельно. Внутренние правила трудового распорядка, как правило, прилагаются к коллективному договору (статья ТК РФ № 190), так как каждый работник до подписания трудового договора должен с ними ознакомиться и подписать. Все возможные изменения документа должны быть донесены до ведения сотрудников, ознакомление с изменениями должно быть подкреплено подписью.

Правила размещаются в доступе для их прочтения в любое время, могут быть вывешены на информационном стенде, опубликованы на корпоративном сайте и т.п.

Штатное расписание

Прямого требования о существовании на предприятии данного документа в ТК РФ не существует, однако штатное расписание является удобным для работодателя инструментом, в соответствии с которым производится прием на работу, перевод сотрудников, решаются иные вопросы, касающиеся штата предприятия. Кроме того, Постановлением Роскомстата указывается, что на организации всех форм собственности распространяются унифицированные формы документации для ведения учета труда, оплаты труда, в том числе и  штатного расписания.

Запрос штатного расписания может быть произведен контрольными органами в сфере труда при проведении проверок в соответствии с пунктом 91 Методических указаний по проведению выездных проверок (утв. Постановлением ФСС РФ N 81 07.04.2008), территориальным органом ПФ РФ в соответствии с Методическими рекомендациями по проведению проверок (утв. Постановлением Правления ПФ РФ № 11п 30.01.2002), налоговыми органами в качестве документа, подтверждающего применение налоговых льгот.

Основным же назначением штатного расписания является документальное подтверждение отсутствия нарушения нормы о преимущественном праве на оставление на работе сотрудника при его увольнении в связи с сокращением численности, штата (пункт 2 статья ТК РФ № 81), подтверждением, например, для предоставления в суд, что у компании не существовало возможности трудоустроить увольняемого сотрудника (статья ТК РФ № 179).

Существует унифицированная форма штатного расписания (форма Т-3), которой можно воспользоваться, либо утвердить иную собственную форму, содержащую полные сведения для ведения кадрового учета в соответствии с существующими нормами законодательства (ФЗ № 402, статья 9).

Штатное расписание должно отражать все должности, также вакантные, имеющиеся на предприятии. Для филиалов самостоятельного штатного расписания разрабатывать нет необходимости, так как работодателями в соответствии с пунктом 3 статьи ГК РФ № 55 филиалы не являются. В том случае, если необходимо привлечение сезонных работников, действующих по срочным трудовым договорам, данная информация также может быть отражена в штатном расписании. Для этого количество штатных единиц на период сезонных работ увеличивается изданием  соответствующего приказа (статьи ТК РФ № 15, 16 и 57).

Подписывается штатное расписание руководителями подразделений и главным бухгалтером, утверждается руководителем либо уполномоченным лицом.

Изменения, оформляемые приказами либо об утверждении нового штатного расписания, либо о внесении изменений в старое, в документ могут вноситься в любое время. Дополнения новыми должностями, структурными подразделениями вносятся также приказом о внесении изменений.

Положение о защите персональных данных

Без получения информации о персональных данных сотрудника (статья ТК РФ № 85) работодатель в процессе трудовых отношений обойтись не может, так как при трудоустройстве требуются сведения, подтверждающие личность, семейное положение, состояние здоровья, место жительства, образование, доходы работника, его права на льготы, компенсации и иные, относящиеся в соответствии с ФЗ № 152 от 2007 года к персональным данным, сведения. Полученные сведения о работнике не могут разглашаться, поэтому необходимо подтверждение неразглашения собираемых, хранящихся и обрабатываемых данных специальным Положением об их защите, которая реализуется разработкой следующих документов:

- приказ руководителя о назначении должностного лица, ответственного за обработку и защиту персональных сведений;

- локальный акт, в соответствии с которым будет производиться сбор, обработка, хранение и использование полученных сведений.

График отпусков

Для определения очередности ежегодного предоставления работникам предприятия оплачиваемых отпусков разрабатывается соответствующий локальный нормативный акт - график отпусков, который должен быть готов до наступления календарного года за 2 недели. В соответствии со статьей ТК РФ № 123 графику отпусков, составленного с учетом финансовых возможностей предприятия, норм законодательства и пожеланий сотрудников, должны подчиняться и работодатель, и работники.

Положение об оплате труда и премировании

Необходимость такового документа на предприятии определяется отсутствием определения системы оплаты труда, надбавок, премирования и иных выплат различного характера в коллективном договоре либо ином локальном акте, действующем на предприятии (статья ТК РФ № 135).